Goede offertes leiden tot goede contracten. Vergeet niet de belangrijke puntjes in je offerte, zoals geldigheidsduur en verplichtingen van de opdrachtgever.
Een offerte uitbrengen is verstandig. De offerte specificeert:
- je aanbod
- de prijs
- leveringsdatum
- betalingscondities en
- of het een vaste of vrijblijvende offerte is
Hoe nauwkeuriger je alles vastlegt in een offerte, hoe kleiner de kans dat je met je opdrachtgever een conflict krijgt als er onverhoopt iets niet naar wens is.
Geldigheidsduur, vrijblijvendheid
Zet in een vaste, definitieve offerte ook hoe lang die geldig is en binnen welke termijn de klant moet reageren. Anders zit je wettelijk gezien over een paar maanden nog steeds vast aan het aanbod dat je hebt gedaan, terwijl prijzen van benodigde materialen misschien al weer gestegen zijn. Je kunt ook eerst een vrijblijvende offerte sturen. Dan gaat het om een prijsindicatie waar je later eventueel van kunt afwijken. Bij akkoord stuur je dan daarna een definitieve offerte.
Verplichtingen opdrachtgever
Soms gaat de offerte in op verplichtingen van de opdrachtgever, zoals beschikbaarheid van diens werkruimte of apparatuur, inzage in stukken en dergelijke. Zet zulke zaken erin als die voor jou noodzakelijk zijn om op tijd je opdracht af te ronden.
Uitputtende offertes gaan ook nog in op garantie, onderhoud na oplevering, valuta, service, ISO-normen, arbitrageregeling, wederzijdse verplichtingen, fasering van de levering. Dat hangt echt van je product of dienst af.
Offerte als blauwdruk voor contract
Een uitgebreide offerte kan de basis worden van het contract met je opdrachtgever. In dat contract kun je er dan gewoon naar verwijzen. Dat maakt het contract eenvoudig. Goede offertes leiden tot goede contracten. Specifiek offreren dwingt je zelf bovendien precies te benoemen wat je aanbod is en waarin je je van anderen onderscheidt.
Onderhandelingsruimte
Je kan ook meerdere opties bieden. Dan is je offerte als het ware de openingszet van onderhandelingen. De focus ligt dan op hoe had je het gehad willen hebben en niet op je vaste uitgangspunten, zoals je tarief. Hou dat buiten de onderhandelingen. Kortingen zijn een ander verhaal. Je houdt dan vast aan je tarief. En je biedt ze alleen als er iets extra´s tegenover staat zoals een grote opdracht of aan speciale relatie met de klant.
Algemene voorwaarden
Wat doe je als een klant klachten heeft over je werk of je product? Binnen welke termijn moet een klant betalen en wat als hij niet op tijd betaalt? Geef je garantie op het geleverde werk of product? Dit soort zaken kun je vastleggen in je Algemene Voorwaarden, zodat je er niet bij elke offerte afzonderlijk afspraken over hoeft te maken.
Algemene voorwaarden zijn bedoeld om onduidelijkheid te voorkomen. Je legt de rechten en plichten van jou en je klant erin vast. Vaak gaat het om:
- offerte: uitleg of een offerte vrijblijvend is of niet, en de geldigheidsduur van een offerte
- transport: wie betaalt het transport en de verzekering
- levertijd: welke regels gelden als je door overmacht niet op tijd kunt leveren
- betaling: wat is de betalingstermijn, wie betaalt incassokosten, welke rente reken je bij te late betaling
- eigendomsvoorbehoud: het eigendom van geleverde producten gaat pas over na betaling
- garantie: is er garantie, hoe lang en wat zijn de voorwaarden
- geschillen: leg je geschillen voor aan de rechter of aan geschillencommissie voor je branche
- aansprakelijkheid: waar ben je wel en niet voor aansprakelijk, ben je helemaal of beperkt aansprakelijk, hoe hoog is eventuele schadevergoeding
Je bent verplicht je opdrachtgever of klant voorafgaand aan de opdrachtbevestiging je algemene voorwaarden aan te overhandigen of toe te sturen. Bovendien moet hij instemmen met je algemene voorwaarden. Dit kan uitdrukkelijk, maar ook stilzwijgend plaatsvinden. Verkoop je via een webwinkel, realiseer je dan dat er extra regels zijn voor koop op afstand.